Certum kod imzalama için gerekli belgeler, satın aldığınız sertifikanın türüne ve başvurunun bireysel ya da kuruluş adına yapılmasına göre değişir. Bu nedenle başvuruya başlamadan önce yalnızca ürün adını değil, sertifikanın hangi kişi veya kuruluş adına düzenleneceğini de netleştirmelisiniz.
Kimlik bilgileri, şirket kayıtları, temsil yetkisi ve adres belgeleri başvuru hazırlığında farklı amaçlara hizmet eder. Belgeleri doğru sınıflandırmak, hangi talebe hangi dosyayla yanıt vereceğinizi daha kolay belirlemenizi sağlar.
Bu rehberde Certum Standard ve EV kod imzalama başvurularının temel belge farklarını, dosyalarınızı hazırlarken yapabileceğiniz kontrolleri ve belge gönderiminde izleyebileceğiniz yolu bulabilirsiniz.
1. Başvurudan Önce Sertifika Sahibini Belirleyin
İlk olarak şu soruyu yanıtlayın: Sertifika kendi adınıza mı, yoksa kuruluşunuz adına mı düzenlenecek? Başvuru hazırlığını bu karara göre yapın. Fatura bilgilerini hazırlamak ile sertifikada yer alacak bilgileri belirlemek, ayrı ayrı kontrol edilmesi gereken işlerdir.
Örneğin bir şirket adına başvuru hazırlıyorsanız yalnızca işlemi takip eden çalışanın bilgilerini toplamakla yetinmeyin. Şirketin resmi unvanını, adresini ve başvuruyu yürütecek kişinin görevini de bir başvuru notunda bir araya getirin.
2. Certum Standard ve EV İçin Temel Belge Farkları
Aşağıdaki tablo, Certum’un açıkladığı temel ayrımları özetler. Başvurunuzda size iletilen belge taleplerini ayrıca takip edin.
| Başvuru | Temel gereksinimler |
|---|---|
| Standard — bireysel | Kimlik doğrulaması ve başvuru sahibi adına düzenlenmiş hizmet faturası. |
| Standard — kuruluş | Kimlik doğrulaması; gerektiğinde yetkilendirme belgesi ve kuruluş kayıt belgesi. |
| EV — kuruluş | Kimlik doğrulaması, kuruluş adına hizmet faturası; gerektiğinde yetkilendirme ve kuruluş kayıt belgesi. Fiziksel ofis doğrulaması da gerekir. |
Yetkilendirme belgesi, kişinin kuruluşu temsil yetkisi kayıt üzerinden doğrulanamıyorsa; kuruluş kayıt belgesi ise şirket ilgili sicilde bulunamıyorsa istenir. Hizmet faturası örnekleri arasında elektrik, su, doğalgaz ve telefon faturaları yer alır.
3. Kimlik Doğrulaması İçin Nasıl Hazırlanmalısınız?
Certum, otomatik kimlik doğrulamasını önerir; ayrıca kayıt veya kimlik doğrulama noktası, noter ve belirtilen fotoğraflı doğrulama yöntemlerini listeler. Kullanacağınız yöntem için başvuru ekranındaki talimatları izleyin.
İşleme başlamadan önce kontrol edin
- Adınızı ve soyadınızı forma yazarken kimlik belgenizle karşılaştırın.
- Kullanacağınız belgenin geçerlilik tarihini kontrol edin.
- Kamera kullanılan bir işlem yapacaksanız aydınlık bir ortam seçin.
- Telefon veya bilgisayarınızın kamera izinlerini önceden kontrol edin.
- İşlemi tamamlamak için bölünmeden kullanabileceğiniz zaman ayırın.
Fotoğraf veya belge yüklemeniz istendiğinde, görüntüyü göndermeden önce kendiniz açıp okuyun. Yansıma, bulanıklık veya kesilmiş kenarlar varsa yeniden hazırlayın. Talep edilmemiş belgeler eklemek yerine, size yöneltilen isteği eksiksiz karşılamaya odaklanın.
4. Şirket Bilgilerini Nasıl Kontrol Etmelisiniz?
Kurumsal başvuru hazırlığında şirket unvanını farklı dosyalardan parça parça kopyalamak yerine tek bir kontrol listesi oluşturun. Resmi unvan, adres, kayıt bilgileri ve sertifika yetkilisinin iletişim bilgilerini bu listede toplayın.
Türkiye’den başvuru hazırlayan şirketler, mevcut ticaret sicili ve faaliyet belgelerini inceleyerek hangi bilgilerin nerede yer aldığını önceden belirleyebilir. Ancak elinizdeki bir belgenin tek başına bütün doğrulama taleplerini karşılayacağını varsaymayın; hangi dosyanın kullanılacağını başvurunuzdaki talebe göre netleştirin.
Unvan ve adres için pratik kontrol
- Marka adı yerine istenen alanda resmi kuruluş unvanını kullanın.
- Unvanı kendi kararınızla kısaltmadan önce uygunluğunu sorun.
- Adresin mahalle, cadde, bina ve birim bilgilerini karşılaştırın.
- Farklı belgelerde eski adres bulunuyorsa durumu önceden açıklayın.
- Son kontrolü, başvuruyu gönderecek kişiyle birlikte yapın.
5. Temsil Yetkisi ve Adres Belgelerini Hazırlayın
Başvuruyu şirket sahibi, yönetici veya çalışan takip ediyor olabilir. Hazırlık aşamasında bu kişinin görevini ve kuruluşla ilişkisini açıkça belirleyin. Yetki belgesi talep edilirse başvuruda sağlanan güncel şablonu ve imza açıklamalarını kullanın.
Adres için sunmayı düşündüğünüz faturada abone adını, hizmet adresini ve belgenin okunaklılığını kontrol edin. Özellikle farklı şubeleri bulunan şirketlerde, başvuru adresiyle başka bir iş yerine ait faturanın karışmamasına dikkat edin.
6. Belgeleri Nasıl Göndermelisiniz?
Certum, belgelerin mağaza hesabında ilgili sertifikanın “Data security products” alanına yüklenmesini önerir. Yükleme yapılamıyorsa güvenli gönderim yöntemi için Certum desteğiyle iletişim kurulmasını belirtir.
kodimza.com üzerinden sipariş verdiyseniz, belge gönderiminde siparişiniz için tarafınıza iletilen yönlendirmeyi takip edin. Aynı belgeleri birden fazla kanala göndermek yerine, hangi dosyayı hangi başvuruya eklediğinizi kayıt altında tutun.
Dosya hazırlama önerileri
- Her dosyaya içeriğini anlatan kısa bir ad verin.
- Çok sayfalı belgelerde sayfaların tamamını kontrol edin.
- Taramaların yönünü düzeltin ve okunaklılığını inceleyin.
- Kullanacağınız dosya biçimini yükleme ekranına göre seçin.
- Gönderimden sonra işlem kaydını veya durum bilgisini kontrol edin.
Destek talebi açmanız gerekirse sipariş numaranızı, istenen belgeyi ve karşılaştığınız sorunu açıkça yazın. Aktivasyon kodlarını veya gereksiz kişisel bilgileri hata ekranıyla birlikte paylaşmamaya özen gösterin.
7. Başvuruyu Göndermeden Önce Son Kontrol
Belgelerinizi hazırladıktan sonra kısa bir son kontrol yapın. Bu kontrolü mümkünse dosyaları ilk hazırlayan kişiden farklı bir ekip arkadaşınızla gerçekleştirin; ikinci bir göz yazım ve dosya karışıklıklarını fark edebilir.
- Doğru sertifika türü için başvuru hazırladınız mı?
- Bireysel ve kurumsal bilgileri doğru alanlara girdiniz mi?
- E-posta adresi düzenli takip edilen bir adres mi?
- Yüklediğiniz dosyalar doğru kişi ve kuruluşa mı ait?
- Belgelerdeki bilgiler ile formdaki bilgiler tutarlı mı?
- Yanıt bekleyen bir açıklama veya belge talebi kaldı mı?
8. Certum Kod İmzalama Ürünlerini İnceleyin
Başvuruya uygun ürün seçimi yapmak, belge hazırlığını doğru temelde yürütmenizi sağlar. Certum Standard Cloud Kod İmzalama ve Certum Cloud EV Kod İmzalama sayfalarından ürün detaylarını inceleyebilirsiniz.
Satın alma öncesinde başvurunun kimin adına yapılacağını ve mevcut belgelerinizi netleştirerek ürün seçimi hakkında bilgi isteyebilirsiniz. Böylece sipariş sonrasında hangi bilgileri hazırlamanız gerektiğini daha düzenli takip edebilirsiniz.
